Akt notarialny: czym jest, co zawiera? Najważniejsze informacje

Akt notarialny to jedna z form, w jakiej możesz zawierać umowy, np. sprzedaży lokalu mieszkalnego. Kiedy taka postać jest obowiązkowa? Co powinien zawierać akt notarialny mieszkania lub domu? Ile on kosztuje i co zrobić, gdy Twój egzemplarz się zgubi lub zniszczy? Odpowiadamy.

Czym jest akt notarialny?

Akt notarialny to forma dokumentu urzędowego. Potwierdza on dokonanie czynności cywilnoprawnej i stanowi zabezpieczenie interesów stron. Sporządza go notariusz. Tylko w uzasadnionych przypadkach akt notarialny może przygotować polski konsul (musi on mieć pisemne upoważnienie Ministra Sprawiedliwości wydane na wniosek Ministerstwa Spraw Zagranicznych).

Obowiązkiem notariusza jest sporządzenie aktu notarialnego zgodnie z obowiązującym stanem prawnym, pod rygorem jego nieważności.

Co zawiera akt notarialny?

To, co powinien zawierać prawidłowo przygotowany akt notarialny, określają art. 91–95 ustawy Prawo o notariacie:

• dzień, miesiąc i rok sporządzenia aktu, a w razie potrzeby lub na żądanie strony – godzinę i minutę rozpoczęcia i podpisania aktu (datę podaje się słownie i dodatkowo  w nawiasie – cyframi);
• miejsce sporządzenia aktu (miejscowość i dokładny adres: ulica i numeru budynku);
• imię, nazwisko i siedzibę kancelarii notariusza, a jeżeli akt sporządziła osoba wyznaczona do zastępstwa notariusza lub upoważniona do dokonywania czynności notarialnych – również imię i nazwisko tej osoby;
• imiona, nazwiska, miejsce zamieszkania osób fizycznych i imiona rodziców, nazwę i siedzibę osób prawnych lub innych podmiotów biorących udział w akcie, imiona, nazwiska i miejsce zamieszkania osób działających w imieniu osób prawnych, ich przedstawicieli lub pełnomocników, a także innych osób obecnych przy sporządzaniu aktu;
• oświadczenia stron, z powołaniem się w razie potrzeby na okazane przy akcie dokumenty;
• stwierdzenie – na żądanie stron – faktów i istotnych okoliczności, które zaszły przy spisywaniu aktu;
• stwierdzenie, że akt został odczytany, przyjęty i podpisany;
• podpisy biorących udział w akcie oraz osób obecnych przy sporządzaniu aktu,
• podpis notariusza.

Notariusz identyfikuje osoby fizyczne na podstawie ich dokumentów tożsamości, najczęściej dowodu osobistego. To procedura, która decyduje o ważności podpisania aktu notarialnego.

Jeśli którakolwiek ze stron jest niepiśmienna, w akcie zawiera się stosowne oświadczenie: stwierdzające, że dana osoba nie podpisała dokumentu, wraz z wyjaśnieniem zaistniałej sytuacji.

Gdy czynności prawnej dopełniają rodzice w imieniu małoletniego dziecka, tożsamość dziecka ustala się na podstawie aktu urodzenia z urzędu stanu cywilnego. Z kolei identyfikacja osoby prawnej urzędnik zwykle określa na podstawie właściwego rejestru. Sprawdza się jej pełną nazwę i siedzibę (miejscowość).

Prawo o notariacie wskazuje również, że “jeżeli [czynność prawna] obejmuje nabycie nieruchomości przez cudzoziemca lub objęcie lub nabycie przez niego udziałów, akcji lub ogółu praw i obowiązków w spółce handlowej z siedzibą na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w przypadku:

• osoby fizycznej zawiera się informację o jej obywatelstwie,
• podmiotu z siedzibą na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej zapisuje się określenie lub oświadczenie, czy podmiot ten jest cudzoziemcem w rozumieniu art. 1 ust. 2 pkt 4 ustawy z dnia 24 marca 1920 r. o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców, wraz z uzasadnieniem.

W akcie notarialnym znajduje się również tytuł dokumentu: „Akt notarialny”, numer aktu notarialnego i informacja o pobranej opłacie, w tym o wysokości taksy notarialnej.

Urzędnik lub inna osoba w jego obecności musi na głos odczytać dokument. Następnie notariusz ma obowiązek zapytać, czy strony biorące udział w czynności prawnej dokładnie rozumieją treść i znaczenie dokumentu, a treść aktu jest zgodna z ich wolą. Notariusz musi przystępnie wyjaśnić stronom wszelkie wątpliwości.

Na żądanie klientów zostają też odczytane załączniki do aktu.

Akt notarialny sprzedaży nieruchomości

W zależności od tego, jakiej czynności prawnej dotyczy dokument urzędowy, będzie on również zawierać inne informacje. Jakie dane znajdą się w akcie notarialnym sprzedaży mieszkania, domu lub działki?

Poza podstawowymi elementami dokument, który dotyczy odpłatnego zbycia nieruchomości, będzie zawierał:

• informacje o nieruchomości (m.in. adres administracyjny i ewidencyjny, metraż powierzchni użytkowej lokalu lub gruntowej),
• cenę nieruchomości,
• numer księgi wieczystej prowadzonej dla tej nieruchomości,
• informacje o kosztach (opłata za sporządzenie aktu notarialnego, podatek PCC, opłata sądowa za czynności związane z księgą wieczystą).

Kiedy akt notarialny jest obowiązkowy

Ustawodawca wskazuje czynności prawne, które – pod rygorem nieważności – muszą zostać sporządzone w formie aktu notarialnego. Dotyczy to m.in.:

• umów zobowiązujących do przeniesienia własności nieruchomości, w tym umów kupna-sprzedaży, zamiany, darowizny i dożywocia (art. 158 Kodeksu cywilnego),
• umów przenoszących prawo użytkowania wieczystego (art. 237 Kodeksu cywilnego),
• umów o przedłużenie użytkowania wieczystego (art. 236 par. 3 Kodeksu cywilnego),
• umów zbycia spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu (art. 172 ust. 4 ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych),
• umów o dział spadku, jeśli do spadku należy nieruchomość (art. 1037 Kodeksu cywilnego),
• umów o ustanowienie odrębnej własności lokalu (art. 7 ust. 2 ustawy o własności lokali),
• oświadczenia darczyńcy (art. 890 par. 1 Kodeksu cywilnego),
• umów spółek partnerskich (art. 92 Kodeksu spółek handlowych),
• umów spółek komandytowych (art. 106 Kodeksu spółek handlowych),
• umów spółek komandytowo-akcyjnych (art. 131 Kodeksu spółek handlowych),
• umów spółek z ograniczoną odpowiedzialnością (art. 157 par. 2 Kodeksu spółek handlowych).

Na życzenie stron notariusz może przygotować i inne umowy jako akt notarialny. Zwykle są to testamenty notarialne i umowy przedwstępne sprzedaży nieruchomości. Taka forma pozwala skutecznie zabezpieczyć interesy stron. Co to znaczy?

W sytuacji, gdy jedna ze stron zacznie uchylać się od swojego zobowiązania, to druga strona może domagać się od niej jego spełniania przed sądem.

Ile kosztuje akt notarialny?

Koszt przygotowania aktu notarialnego przez notariusza jest kwestią indywidualną. Maksymalne stawki, jakie urzędnik może pobrać w ramach taksy notarialnej, określa Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 28 czerwca 2004 r. (dalej: Rozporządzenie)

Wysokość taksy notarialnej zależy od rodzaju transakcji: inną kwotę zapłacisz przy sprzedaży mieszkania, inną – przy sporządzaniu aktu do najmu lokalu.

Podstawą określenia maksymalnej stawki jest:

• przy oddawaniu gruntu w użytkowanie wieczyste – wartość pierwszej opłaty, a przy jej braku – skapitalizowana wartość opłaty rocznej, stosownie do przepisów ustawy o podatku od spadków i darowizn;
• przy umowie o rentę, na podstawie której następuje zbycie nieruchomości, prawa użytkowania wieczystego albo spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu – wartość tych rzeczy lub praw;

• przy umowie dzierżawy (poddzierżawy) oraz najmu (podnajmu) – wartość świadczeń powtarzających się za czas, na jaki umowa została zawarta, a przy umowie zawartej na czas nieokreślony – wartość świadczeń za okres 10 lat.

Pozostałe przypadki znajdziesz we wspomnianym rozporządzeniu w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej.

Koszt aktu notarialnego przy sprzedaży nieruchomości

Tutaj czynnikiem, który decyduje o wysokości taksy notarialnej, jest wartość nieruchomości.

Przykładowo: sprzedajesz mieszkanie o wartości 500 tys. zł.

Najpierw wyliczasz nadwyżkę od 60 tys. zł, czyli: 500 tys. zł – 60 tys. zł = 440 tys. zł.

Następnie obliczasz 0,4 proc. wartości wyliczonej nadwyżki: 0,4 proc. × 440 tys. zł = 1760 zł.

Teraz dodajesz podstawę z Rozporządzenia: 1010 zł + 1760 zł = 2770 zł.

Całość dzielisz przez dwa (bo sprzedaż lokali mieszkalnych podlega połowie pełnej stawki; par. 6 ww. Rozporządzenia): 2770 zł : 2 = 1385 zł

Na koniec jeszcze doliczasz 23-proc. podatek VAT: 1385 zł × 23 proc. VAT = 1703,55 zł.

Kwota 1703,55 zł to taksa notarialna, którą zapłacisz za przygotowanie aktu notarialnego sprzedaży omawianej nieruchomości.

Połowę maksymalnej stawki określonej w powyższej tabeli zapłacisz również za sporządzenie aktu notarialnego dokumentującego m.in.:

• umowę zbycia spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu,
• umowę deweloperską,
• przebieg licytacji lub przetargu,
• umowę przenoszącą własność lub użytkowanie wieczyste, w wykonaniu umowy zobowiązującej,
• umowę ustanowienia odrębnej własności lokalu mieszkalnego i przeniesienia własności tego lokalu na nabywcę, w tym w wykonaniu umowy deweloperskiej,
• umowę sprzedaży nieruchomości gruntowej, stanowiącej działkę budowlaną.

Pozostałe rodzaje umów podlegających połowie stawki maksymalnej wysokości taksy notarialnej wymienia par. 6 rozporządzenia.

Jakie dokumenty są potrzebne do sporządzenia aktu notarialnego?

To, jakie dokumenty musisz dostarczyć, aby notariusz sporządził akt notarialny, zależy od czynności prawnej. Jeśli zlecasz urzędnikowi przygotowanie aktu notarialnego umowy sprzedaży nieruchomości mieszkalnej, wśród niezbędnych dokumentów znajdą się:

• tytuł własności do lokalu,
• zaświadczenie o braku osób zameldowanych,
• zaświadczenie o braku zaległości w opłatach eksploatacyjnych,
• zaświadczenia z banku dotyczącego warunków i możliwości spłaty kredytu (jeśli na nieruchomości ciąży hipoteka),
• zaświadczenie o uregulowaniu podatku od spadku lub darowizny albo o zwolnieniu z tego podatku (gdy lokal został nabyty w spadku lub w darowiźnie),
• zaświadczenie o tym, czy mieszkanie jest położone na obszarze rewitalizacji,
• zaświadczenie o braku zaległości w opłatach z tytułu podatku od nieruchomości i opłat z tytułu użytkowania wieczystego gruntu.

Potrzebny Ci będzie również numer księgi wieczystej prowadzonej dla sprzedawanej nieruchomości.

Gdy zbywasz spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu, potrzebne Ci będą:

• numer księgi wieczystej (jeśli jest prowadzona) lub zaświadczenie ze spółdzielni mieszkaniowej o braku przeciwwskazań do jej założenia,
• dokument potwierdzający spółdzielcze własnościowe prawo do mieszkania,
• zaświadczenie o braku osób zameldowanych,
• zaświadczenie o braku zaległości w czynszu i opłatach eksploatacyjnych,
• zaświadczenie o uregulowaniu podatku od spadku lub darowizny albo o zwolnieniu z tego podatku (gdy lokal został nabyty w spadku lub w darowiźnie),

Odpis aktu notarialnego a jego oryginał

Akt notarialny przygotowuje się w trzech egzemplarzach: oryginał dla notariusza i odpisy po jednym dla każdej ze stron. Jeśli dokument składa się z kilku, kilkunastu stron, arkusze są ze sobą łączone, numerowane i parafowane.

Co ważne: odpisy mają wartość oryginałów. Różnią się od niego:

• nagłówkiem – zawiera on informację, że dokument jest wypisem;
• podpisami – odpis podpisuje tylko notariusz i opatruje go pieczęcią z godłem zarówno przy swoim nazwisku, jak i na spojeniach arkuszy;
• informacją na końcu dokumentu – zapisuje się tam, komu wydano odpis i kiedy.

Notariusz przechowuje oryginał aktu w kancelarii notarialnej przez 10 lat. Następnie dokument jest przekazywany do archiwum ksiąg wieczystych właściwego sądu rejonowego.

Zgubiony akt notarialny – co zrobić?

Co możesz zrobić w sytuacji, gdy zgubisz swój odpis aktu notarialnego? Wtedy udaj się do notariusza i poproś o sporządzenie kolejnego wypisu.

Podobnie postąp, jeśli Twój egzemplarz uległ zniszczeniu.

Za każdą rozpoczętą stronę odpisu płaci się 6 zł + VAT.

Gdzie szukać aktu notarialnego?

Zastanawiasz się, jak znaleźć akt notarialny w internecie? To dokument urzędowy, który nie jest publicznie dostępny do wglądu. Nie istnieje również rejestr aktów notarialnych, w którym mógłbyś przejrzeć konkretne dokumenty.

Strona Rejestry Notarialne zbiera i udostępnia natomiast dane przetwarzane przez sądy, notariuszy RP i notariuszy UE. Serwis nie zawiera treści dokumentów, tylko informacje gdzie (w jakich instytucjach) można je odnaleźć. Co ważne, jeśli chcesz uzyskać dostęp do wybranego dokumentu, musisz być osobą do tego uprawnioną.

Czy można podważyć akt notarialny?

Podważenie aktu notarialnego jest możliwe, gdy dojdzie do wady oświadczenia woli. Wniosek o unieważnienie dokumentu składa osoba, po stronie której doszło do Zgodnie z art. 82–88 Kodeksu cywilnego to następujące sytuacje:

1. brak świadomości lub swobody wyrażenia woli (np. w wyniku przejściowych lub trwałych zaburzeń psychicznych),
2. pozorne oświadczenie woli (złożenie oświadczenia, które ma na celu ukrycie innej czynności prawnej),
3. istotny błąd (mylne wyobrażenie lub brak wyobrażenia o rzeczywistym stanie rzeczy lub o treści złożonego oświadczenia),
4. podstęp (świadome wywołanie u drugiej osoby fałszywego obrazu jakiejś sytuacji po to, aby skłonić ją do określonego postępowania),
5. groźba (oświadczenie woli jest wymuszone).

W jakim terminie można unieważnić akt notarialny? Uprawnienie do uchylenia się wygasa:

• w razie błędu – z upływem roku od jego wykrycia,
• w razie groźby – z upływem roku od chwili, kiedy stan obawy ustał.

Czy można zmienić akt notarialny?

Notariusz przeczytał sporządzony przed chwilą dokument i okazuje się, że doszło do pomyłki? Znajduje się w nim literówka, niewłaściwie policzona kwota, zły numer PESEL lub nieprawidłowe dane dotyczące sprzedawanej nieruchomości? W takiej sytuacji możliwe jest sprostowanie aktu notarialnego. Sposób zmiany treści dokumentu zależy jednak od rodzaju błędu.

Rozróżnia się dwa typy błędów:

• oczywiste – to pomyłki językowe (literówki), rachunkowe (złe obliczenia) i podobne (np. błędny numer PESEL), czyli takie, które nie mają wpływu na rzeczywistą treść czynności prawnej,
• istotne – mają znaczenie dla merytoryki aktu notarialnego, np. błędne określenie nieruchomości, niepobranie podatku lub brak wymaganych dokumentów.

Pierwszy rodzaj błędów można sprostować poprzez:

• skreślenie i poprawienie – zmienione elementy muszą być możliwe do odczytania, a same poprawki należy omówić;
• sporządzenie protokołu prostującego (w formie aktu notarialnego) – jest wymagany, gdy notariusz już podpisał akt. Za taki dokument urzędnik nie pobiera taksy.

Inaczej postępuje się w przypadku błędów istotnych. Aby sprostować akt notarialny, notariusz musi przygotować aneks do umowy. Co więcej, by było to możliwe, u urzędnika mają obowiązek stawić się wszystkie strony aktu. Takie sprostowanie aktu notarialnego jest płatne. Wysokość taksy zależy od liczby poprawek i ich rodzaju.

Gdy błąd w dokumencie wynika z winy notariusza, może on ponieść odpowiedzialność dyscyplinarną i cywilną.

Akt notarialny a wpis do księgi wieczystej

W ramach sporządzania np. aktu notarialnego domu, to notariusz składa odpowiednie wnioski do sądu o wpisy do księgi wieczystej. Nie musisz więc pamiętać o dodatkowych formalnościach.

Czy akt notarialny jest aktem własności?

Akt notarialny nie należy utożsamiać z aktem własności, ponieważ nie zawsze jego istnienie wiąże się z posiadaniem np. prawa własności do nieruchomości. O tym, kto jest właścicielem przedmiotu umowy, decyduje zawsze zawartość księgi wieczystej.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 14 lutego 1991 r. Prawo o notariacie
2. Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 28 czerwca 2004 r. w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej
3. Ustawa z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych
4. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny
5. „Akt notarialny – co powinien zawierać”, https://krakowskinotariusz.pl/co-zawiera-akt-notarialny.html, data dostępu: 20.11.2023 r.
6. „Taksa notarialna w 2023 r.”, https://www.infor.pl/prawo/pomoc-prawna/cennik/5667739,taksa-notarialna-w-2023.html, data dostępu: 22.11.2023 r.
7. „Czy można podważyć (unieważnić) akt notarialny?”, https://krakowskinotariusz.pl/czy-mozna-podwazyc-uniewaznic-akt-notarialny.html, data dostępu: 22.11.2023 r.
8. „Błędy w aktach notarialnych i prawne możliwości ich poprawienia”, https://www.temidium.pl/artykul/bledy_w_aktach_notarialnych_i_prawne_mozliwosci_ich_poprawienia-6949.html, data dostępu: 22.11.2023 r.